Bekijk de inbox van de gemiddelde kantoormedewerker en je schrikt je rot. Een e-mail inbox kan binnen korte tijd verworden tot een chaos van ongekend formaat. Toch zijn er enkele handige leefregels om de stortvloed aan e-mail beter te managen.
Productiviteitsexpert Merlin Mann bedacht een filosofie genaamd ‘inbox zero’, waarmee je leert leven met de enorme hoeveelheid mail die hedendaagse kantoorbanen met zich meebrengen.
Inbox zero betekent niet dat je geen mail meer in je inbox hebt staan. Het ‘zero’ slaat op de mate waarin jouw brein bezig is met je inbox. Met andere woorden: zorg dat jouw brein niet bezig is met de mailstorthoop en je bent vrijer om je werk te doen. Mann raadt aan om alle mails ouder dan 21 dagen die nu in je inbox staan weg te gooien. De kans dat je het nog nodig hebt is klein. Vanaf dit moment handel je e-mail af volgens de 5 principes: deleten, delegeren, reageren, uitstellen en doen.
Verwijder zoveel mogelijk mail. Vooral mail ter kennisgeving kan na het lezen gelijk weg. Zijn er belangrijke bestanden bijgevoegd? Sla die dan op in een map op je systeem. Staan er dingen in die je wilt onthouden? Maak er dan een taak van of zorg op een andere wijze dat je de informatie later terug kunt vinden. Gebruik je mailbox niet als digitaal archief. Je laat de post thuis toch ook niet onder de brievenbus liggen? Archiveer de mails die je echt niet kunt weggooien of op een andere wijze kunt opslaan.
Stuur dingen die je niet zelf kunt of hoeft te doen meteen door. Maak eventueel een taak aan of herinnering als later nog wilt checken of de opdracht goed is uitgevoerd, of als je op een andere wijze een ‘follow up’ wilt doen, maar gooi de mail daarna weg.
Beantwoord alle mail die in minder dan twee minuten afgehandeld kan worden. De meeste mails kunnen daarna gelijk in de prullenbak.
Maak een aparte map aan voor berichten die langer dan twee minuten duren om af te handelen. Maak een taak of andere map voor mails die een latere actie vereisen. Hou je mappenstructuur echter simpel en leg geen ingewikkeld mailarchief aan, want daar ga je toch nooit meer iets in terugvinden.
Handel zoveel mogelijk mail meteen af, maar bepaal wel zelf op welke momenten je dat doet. Spreek met jezelf vaste momenten op de dag af waarop je je mail checkt. Bijvoorbeeld twee keer per dag. Besteed niet meer dan twee minuten per mail en sluit je mailbox na het wegwerken van je mail meteen af, of schakel de automatische meldingen/geluiden uit die je normaliter krijgt bij ontvangst van nieuwe mail.
Vooral met dit laatste hebben veel mensen problemen, maar als je zelf je eigen tijd wilt indelen en geen slaaf wilt worden van je mailbox is dat wel aan te raden. Beperk tot slot ook de instroom van mail door jezelf uit te schrijven van mailinglijsten en door zelf minder mail te versturen.
Nog een laatste tip: houd je berichten en reacties zo kort mogelijk. Stuur je vaak dezelfde soort reacties, dan kun je ook overwegen om een applicatie te installeren die (door jou in te stellen) afkortingen automatisch uitvouwt tot langere teksten. Voorbeelden hiervan zijn TextExpander voor de Mac, of PhraseExpress voor Windows.
Hopelijk sta je dankzij deze tips niet meer in dienst van jouw mailbox, maar staat jouw mailbox weer in dienst van jou.
Vanessa staat klaar om te brainstormen over de mogelijkheden. Vertel ons jouw uitdaging. Wij denken graag met je mee. Bel, mail of kom langs. Bel naar +31 172 603 130 of mail naar info@accentinteractive.nl
Plan een meeting
